Eerder dit jaar koos woningcorporatie Rondom Wonen uit Pijnacker voor een nieuw ERP-systeem: ViewPoint van Itris. De corporatie heeft voor de komende jaren een nieuw ondernemingsplan opgesteld, en wil met ondersteuning van het ERP-systeem haar nieuwe doelen bereiken. CorporatieGids.nl ging daarover in gesprek met Hoofd Financiën Johan van der Ent: “Wij willen hiermee de efficiency van Rondom Wonen verder vergroten.”

“De wereld en de corporatiesector zijn voortdurend aan veranderingen onderhevig,” begint Johan. “Daarom hebben wij voor de periode 2016 tot 2020 een nieuw ondernemingsplan opgesteld en onze focus verlegd.”

Nieuwe focus
De nieuwe focus van Rondom Wonen is in eerste instantie gericht op het managen van de huidige portefeuille. “Onlangs verscheen een rapport van het ministerie waarin de investeringscapaciteit per gemeente en corporatie genoemd staat. Voor Rondom Wonen staat dat cijfer de komende jaren op 0. Omdat wij uit een situatie van financieel herstel komen, kunnen wij de komende jaren niet investeren. Dat betekent dat je zeer beperkt bent in je mogelijkheden, en je goed moet kijken wat je wel en niet kan doen. We zijn met diverse belanghebbenden wel op zoek naar mogelijkheden, we willen niet stilzitten.”

De focus in het nieuwe ondernemingsplan verschilt van het vorige ondernemingsplan, wat vooral gericht was op het genoemde (financieel) herstel. “In de afgelopen tien jaar hebben wij onder andere veel woningen gebouwd, en onze voorraad bijna verdubbeld. Naar verwachting voldoen wij eind dit jaar aan alle ratio’s, waarna we ons weer nadrukkelijk zullen richten op onze volkshuisvestelijke taak en bijvoorbeeld ook het huisvesten van statushouders. Een lastige opgave in Pijnacker aangezien deze gemeente – vergeleken met Nederland – een laag percentage sociale woningbouw heeft.”

Wet- en regelgeving
De kleine grootte van Rondom Wonen – rond 2500 vhe – brengt volgens Johan verschillende uitdagingen met zich mee. “Denk daarbij aan de volledige implementatie van de nieuwe Woningwet, zoals de scheiding tussen DAEB en niet-DAEB en marktwaardering verhuurde staat. Dit vormt voor een kleine corporatie een behoorlijke uitdaging. Voor de kleine corporaties gelden namelijk nagenoeg dezelfde regels als voor grote corporaties.”

Automatiseren en digitaliseren
Om invulling te kunnen geven aan de nieuwe focus was vernieuwing van ICT onontbeerlijk. “Onze bestaande systemen hadden veel koppelingen met andere systemen, waren niet state-of-the-art en hadden weinig toekomstmogelijkheden. Dit waren voor ons belangrijke redenen om uiteindelijk te kiezen voor ViewPoint van Itris.”

De corporatie uit Zuid-Holland wil met het nieuwe ERP-systeem ook digitaliseren. “Wij willen de komende jaren van papier naar digitaal gaan, en het geïntegreerde DMS van ViewPoint zal ons daarbij helpen. We zitten momenteel nog ‘in het stenen tijdperk’ en willen zonder tussenstappen direct volledig automatiseren en digitaliseren. Daarbij moet ICT ondersteunend zijn aan de bedrijfsvoering, en vooral binnen het segment geen doel op zich worden. ICT moet ons optimaal ondersteunen en wij willen er alle voordelen uithalen, maar zijn volkshuisvesters op de eerste plaats. Woningen beschikbaar stellen voor de doelgroep blijft het hoofddoel.”

Best Practice
Vlak voor de kerst – op 15 december – moet het nieuwe systeem live gaan. “De eerste proefconversie is inmiddels achter de rug en is bijzonder positief verlopen. Je moet altijd even wennen aan een nieuw informatiesysteem, maar wij verwachten dat we snel de vruchten zullen plukken van een efficiënte ondersteuning van onze werkprocessen.”

De nieuwe processen voor Rondom Wonen zijn het resultaat van een best practice aanpak. “Wij wijken niet als enige corporatie af van alle corporaties in Nederland. Er zijn kleine verschillen, maar niet genoeg om de standaard processen niet compatibel te maken. We hebben hiervoor veel werkprocessen beschreven en opgeschreven. Doordat we hebben gekozen voor de best practice aanpak kan het betekenen dat bepaalde processen vanuit ViewPoint worden overgenomen, en oude werkwijzen in onze organisatie worden aangepast. Hoe de processen precies zullen veranderen, zal tijdens de implementatie bekend worden. Niet onbelangrijk, kiezen voor de best practice aanpak betekent bovendien lagere kosten.”

Meer efficiency
Een opvallende ontwikkeling bij Rondom Wonen is de afname van fte de laatste jaren. De corporatie is hier volgens Johan toe gedwongen. “Dit komt voort uit ons vorige herstelplan, en was nodig om efficiënt te kunnen opereren en weer financieel gezond te worden.”

“Vanwege het gebrek aan investeringskracht zie je dat de ontwikkelpoot van de afdeling Vastgoed bijna tot 0 is gereduceerd. Op dit moment ontwikkelen wij immers bijna niet. Daarnaast hebben we een aantal functies samengevoegd om de efficiency verder te vergroten. De efficiency kan nog verder omhoog met een geïntegreerd DMS in ViewPoint. Onze organisatie zal in tact blijven, en door de groeiende automatisering en digitalisering in staat zijn – door het verleggen van de focus – nog meer te doen voor onze klanten.”

Volkshuisvestelijke taak
Rondom Wonen richt zich de komende jaren dan ook op efficiënter werken. “We willen meer doen voor de klant met minder of hetzelfde aantal fte, bijvoorbeeld door het realiseren van een klantportaal. Ook willen we onze volkshuisvestelijke taak nog beter invullen, waarbij wij er vanuit gaan dat ViewPoint ons daar goed in zal ondersteunen.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 18 oktober 2016