Slide1 Slide2 Slide3 Slide4 Slide5 Slide6 Slide7 Slide8 Slide9

ICT-ontzorging en ERP-update VechtHorst 'geslaagd verhaal'

Erik Akkerman VechtHorst2 350x350

Al ruim zeven jaar is woningcorporatie VechtHorst gebruiker van ViewPoint, de ERP-oplossing van Itris. Het bedrijf uit Overijssel regelde in die tijd het serverbeheer zelf, maar is begin dit jaar overgestapt naar volledige ICT-ontzorging door Itris. Erik Akkerman, ICT-medewerker bij VechtHorst: "Wij hebben de twee opties tegenover elkaar gezet, en uiteindelijk bleek dat het overdragen van het beheer voor ons het voordeligst was."

De servers van VechtHorst waren begin dit jaar aan vervanging toe, en dit was volgens Erik hét moment om over te stappen naar volledige ontzorging: "Zoiets doe je niet wanneer je net nieuwe hardware hebt binnengehaald. Wij hadden nu de mogelijkheid om een deel van de verantwoordelijkheid bij Itris neer te leggen. Zij zorgen ervoor dat onze hardware altijd blijft draaien, en dat bijvoorbeeld de stroomvoorziening goed geregeld is. Wij hoeven nu niet meer na te denken over hoe en waar ons systeem draait, als het maar werkt."

Minder risico en minder werkdruk
Een van de belangrijkste redenen voor VechtHorst om over te stappen naar de ICT-ontzorging was het hebben van één aanspreekpunt: "Als er wat mis is met het systeem, dan willen wij direct terecht kunnen bij Itris. Dit was eigenlijk al het geval voor de overstap, maar dat is nu nog sterker. Vragen worden op deze manier sneller opgelost met minder risico. Daarnaast is ook de beveiliging een stuk beter geregeld omdat Itris dit nu in beheer heeft."

"Omdat wij geen nieuwe servers hoeven aan te schaffen besparen wij ook op een grote eenmalige kostenpost, iets dat wij nu over de komende jaren kunnen verspreiden," legt Erik verder uit. "Uiteindelijk zijn de twee bedragen vergelijkbaar - hoewel aan het eigen beheer moeilijk een prijskaartje te koppelen is - maar omdat wij in termijnen betalen is de belasting op VechtHorst minder."

Als laatste haalt Erik een minder grote werkdruk voor medewerkers aan als gevolg van de ontzorging: "Het maken van een back-up is bijvoorbeeld niet veel werk, maar het regelen van vervangende onderdelen of zorgen dat het systeem vloeiend blijft lopen in het geval van ziekte is dat wel. Het is nu allemaal een stuk makkelijker geregeld omdat Itris alles verzorgt. Wij zijn een kleine organisatie, en deze garantie is daarom voor ons erg belangrijk."

Dubbele overstap
Tijdens de implementatie heeft Itris vooral geholpen met de planning van het project. VechtHorst koos er namelijk niet alleen voor om haar ICT-afdeling te ontzorgen, maar stapte tegelijkertijd over naar een nieuwe versie van ViewPoint: "We moesten hierdoor de functionaliteit testen van de update en op hetzelfde moment kijken of de servers de performance leverden die wij hadden verwacht."

"Uiteindelijk zijn de twee overgangen met de hulp van Itris binnen de afgesproken tijd gerealiseerd. We hoefden maar één dag uit de lucht te zijn, iets dat vooral kwam omdat Itris bereid was beide projecten tegelijkertijd op zich te nemen. Anders hadden wij twee keer ons systeem plat moeten leggen en dat zou voor een kleine corporatie als VechtHorst niet gunstig zijn geweest."

Testen kost energie
Volgens Erik Akkerman is VechtHorst erg tevreden met haar beslissing om over te stappen naar ICT-ontzorging van Itris. De corporatie heeft volgens de ICT-medewerker nog geen problemen gehad met de uitbesteding. Het zwaarste punt in het hele proces was dan ook de overstap zelf: "Een overgang kost natuurlijk altijd geld en mankracht, maar het is extra zwaar als je een kleine corporatie bent. Vooral het testgedeelte nam veel tijd in beslag."

"We moesten bijvoorbeeld kijken of in het nieuwe systeem de verbindingen goed genoeg werkten, en ook andere kleine problemen moesten worden opgelost. Dit kost energie die je niet kwijt bent wanneer je bijvoorbeeld slechts een server vervangt. Maar dat is ook inherent aan veranderingen binnen onze organisatie en is dus niet alleen toe te schrijven aan het uitbesteden van ICT en een systeemupdate."

"Itris heeft ons goed begeleid met het testen van de verschillende functies, en dat is één van de redenen dat de implementatie uiteindelijk zo vlot is verlopen. Zij hebben het project erg professioneel opgepakt, en dankzij hen is de ICT-ontzorging bij VechtHorst een geslaagd verhaal geworden."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia